Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Van Grafhorst Notarissen
Adres: Bemuurde Weerd oostzijde 19
Postcode / Plaats: 3514 AN Utrecht
Contactpersoon: mr. I.T. (Ivo) van der Zijl
E-mailadres: i.vanderzijl@vangrafhorst.nl
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
- voor de doeleinden waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven;
- in het kader van een sollicitatieprocedure.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht in het kader van onze notariële dienstverlening.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging verwerkt is.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in onder meer de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt het volgende:
- Het verstrekken van concepten en dossierstukken aan derden (bijvoorbeeld een makelaar) en dus van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
o het informeren van derden op uw verzoek;
o uw toestemming. - Het verzamelen, opvragen en verwerken van persoonsgegevens waaraan geen notariële akte is gekoppeld heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
o het uitvoeren van uw opdracht;
o de uitvoering van een overeenkomst. - Het verstrekken van persoonsgegevens ten behoeve van inschrijving van gegevens of akten in registers (bijvoorbeeld Centraal Testamenten Register, Belastingdienst, Kadaster) heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
o kenbaarheid;
o wettelijke verplichting. - Het raadplegen van registers en vastleggen van persoonsgegevens voor legalisering van handtekeningen heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
o bevestigen van echtheid handtekening op verzoek;
o de uitvoering van een overeenkomst. - Het verzamelen, vastleggen en gebruiken van uw naam en contactgegevens voor de aanleg van een registratie ten behoeve van acquisitie en/of nieuwbrieven heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
o marketing en acquisitie;
o uw toestemming.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Openbare registers, waaronder het Kadaster, het Handelsregister en het Huwelijksgoederenregister.
- Basisregistratie Personen (BRP) als u partij bent in een akte of document of als u bestuurder bent van een rechtspersoon die partij is in een (onderhandse) akte.
- Centraal Testamentenregister (CTR) en Centraal Levenstestamentenregister (CLTR).
- Makelaar, hypotheekadviseur, accountant of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent en/of in verband met de aan ons verstrekte opdracht.
- Bank of andere financiële instelling.
- Uw contractspartij.
- Schenker, testateur of begiftigde.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van de door ons uit te voeren werkzaamheden, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- Belastingdienst.
- Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
- Openbare registers zoals het Kadaster, het Handelsregister en het
- Huwelijksgoederenregister.
- Centraal Testamentenregister (CTR) en Centraal Levenstestamentenregister (CLTR).
- ECH/Stater (voor hypothecaire informatie).
- Uw contractspartij(en).
- Door u en/of door uw contractspartij(en) ingeschakelde tussenpersonen/adviseurs.
- Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie, tenzij u ons hiervoor toestemming heeft verleend.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn, op grond waarvan uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek kunnen ingaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de akte met de onjuiste gegevens.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking, tenzij u daarvoor toestemming heeft gegeven. Deze toestemming kan vervolgens worden ingetrokken. Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Cookies
Ons kantoor gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Voor bezoekersstatistieken maken wij gebruik van Google Analytics. Wij hebben hiervoor een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Gegevens worden niet gedeeld met derden en van IP-nummers worden de laatste drie cijfers geanonimiseerd zodat ze niet naar een persoon kunnen worden herleid. Wij maken geen gebruik van andere diensten van Google in combinatie met de Google Analytics cookies.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via het hierboven gemelde e-mailadres. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Versie 16 december 2021.