HOE GAAN WIJ OM MET HET CORONAVIRUS?

In verband met de richtlijnen van de overheid inzake het coronavirus heeft Van Grafhorst Notarissen beleid ontwikkeld voor haar klanten, bezoekers van ons kantoor en medewerkers.
We staan klaar om onze diensten voor bestaande én nieuwe klanten op volle kracht te blijven verlenen, onder andere door gebruik te maken van alle digitale hulpmiddelen die ons ter beschikking staan. Wij denken graag met u mee over uw wensen en mogelijkheden, ook als het gaat om nieuwe zaken.

Uitgangspunten

Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:

  1. Voorop staat het tegengaan van de verdere verspreiding van het virus en de bescherming van uw en onze gezondheid.
  2. Zoveel mogelijk de samenleving draaiende houden, dus ook de verlening van notariële diensten.
  3. Lopende zaken en transacties moeten zoveel mogelijk doorgang vinden.

Reeds ingeplande afspraken

Om de verdere verspreiding van het virus zoveel mogelijk te voorkomen, lijkt het ons verstandig te bevorderen dat klanten, adviseurs en medewerkers niet naar ons kantoor komen als er ook andere mogelijkheden bestaan om onze diensten te verlenen.
Reeds ingeplande afspraken voor de ondertekening van uw akte gaan in principe gewoon door, maar we zullen vooraf contact met u opnemen om te overleggen of het mogelijk is deze afspraak per volmacht (op afstand) te laten plaatsvinden. Indien u er de voorkeur aan geeft de afspraak uit te stellen, dan is dat natuurlijk ook mogelijk. U kunt daarvoor contact opnemen met de behandelaar van uw dossier.
De meeste notariële akten kunnen ook per volmacht worden getekend, maar voor bepaalde akten is uw fysieke aanwezigheid bij de notaris vereist. Dat geldt in ieder geval voor de ondertekening van hypotheekakten en testamenten. Bij alle overige akten stimuleren wij onder deze uitzonderlijke omstandigheden het gebruik van een volmacht.
Voor reeds ingeplande afspraken voor een bespreking geldt dat in onderling overleg wordt bekeken of de bespreking fysiek op ons kantoor, telefonisch of via een videoverbinding kan plaatsvinden. Indien u dat niet prettig vindt, kan de bespreking uiteraard ook worden uitgesteld.

Nieuwe afspraken

Voor het inplannen van nieuwe afspraken geldt dat wij met u overleggen of deze fysiek op ons kantoor kan plaatsvinden, via een audio- of videoverbinding gevoerd kan worden of dat het mogelijk is in een voorkomend geval een volmacht te tekenen. Eventueel kunnen we de afspraak vast inplannen voor een later moment.

Bezoek aan ons kantoor

Uit respect voor uw en onze gezondheid vragen wij u bij uw bezoek aan ons kantoor:

  • geen handen te schudden;
  • gepaste afstand van ons en van elkaar te houden (1,5 meter);
  • overeenkomstig de adviezen van het RIVM: ook bij ‘milde klachten’ (niezen, keelpijn, loopneus, licht hoesten of een verhoging tot 38 graden) niet naar ons kantoor te komen en hierover zo spoedig mogelijk telefonisch contact op te nemen met de behandelaar van uw dossier.

Daarnaast vragen wij uw begrip voor het volgende:

  • om het aantal mensen dat zich tegelijk in ons pand bevindt zo klein mogelijk te houden, verlenen we uitsluitend toegang aan personen die als partij in de akte vermeld staan, dus niet aan familieleden en adviseurs;
  • in de wachtruimte treft u een zuil met desinfecterende gel aan; we verzoeken u bij binnenkomst uw handen te reinigen; 
  • voor een kop koffie of thee kunt u onze automaat zelf bedienen; we maken tijdelijk gebruik van papieren bekertjes.

Legalisatie volmachten

Om te voorkomen dat mensen ons kantoor bezoeken terwijl dat niet strikt noodzakelijk is, is het tijdelijk niet mogelijk om volmachten van andere notariskantoren door ons te laten legaliseren. Indien u hierover vragen heeft, verzoeken wij u contact op te nemen met het notariskantoor waarvan u de volmacht heeft ontvangen.

Medewerkers

In verband met het advies van de overheid om werknemers zo veel mogelijk thuis te laten werken, zal ons kantoor de komende periode minimaal bezet zijn. Tot nader order zullen wij in poules op kantoor werken; de collega’s die op dat moment niet op kantoor zijn zullen zoveel mogelijk vanuit huis werken. Aan onze bereikbaarheid per e-mail en telefoon verandert dus niets. Raadpleeg de rechtstreekse contactgegevens van onze medewerkers op onze website.

Hartelijk dank voor uw medewerking en begrip in deze uitzonderlijke situatie.